אתה יוצר חשבונית מכירה או הזמנת מכירה כדי לרשום את ההסכם שלך עם לקוח למכור מוצרים מסוימים בתנאי משלוח ותשלום מסוימים.
ישנם כמה תרחישים שבהם עליך להשתמש בהזמנת מכירה במקום בחשבונית מכירה:
- אם אתה צריך לשלוח רק חלק מכמות הזמנה, למשל, כי הכמות המלאה לא בהישג יד.
- אם אתה שולח מוצרים לאחר פרסום חשבוניות המכירה המתאימות.
- אם אתה מוכר פריטים שהספק שלך מספק ישירות ללקוח שלך, המכונה משלוח נפילה.
בכל שאר ההיבטים, הזמנות מכירה וחשבוניות מכירה פועלות באותו אופן.
אתה יכול לנהל משא ומתן עם הלקוח על ידי יצירת הצעת מחיר תחילה, אותה תוכל להמיר לחשבונית מכירה כאשר תסכים על המכירה.
יצירת חשבוניות מכירה
אם הלקוח מחליט לקנות, אתה מפרסם את חשבונית המכירה כדי ליצור את ערכי הכמות והערך הקשורים. כאשר אתה מפרסם את חשבונית המכירה, אתה יכול גם לשלוח את המסמך בדוא"ל כקובץ PDF מצורף. אתה יכול למלא מראש את גוף האימייל עם סיכום של החשבונית ופרטי התשלום . כאשר הלקוח משלם את החשבונית, תוכל לרשום את התשלום בדרכים שונות, בהתאם לגודל ולתהליכי העבודה המועדפים של הארגון שלך.
כרטיסי פריטים יכולים להיות מסוג Inventory , Service , ו- Non-Inventory כדי לציין אם הפריט הוא יחידת מלאי פיזית, יחידת זמן עבודה או יחידה פיזית שאינה נשמרת במלאי . תהליך חשבונית המכירה זהה עבור כל שלושת סוגי הפריטים.
ניתן למלא שדות לקוח בחשבונית המכירה בשתי דרכים תלוי אם הלקוח כבר רשום. ראה שלב 2 בהליך הבא.
ליצירת חשבונית מכירה
- בחר את הסמל, הזן חשבוניות מכירהולאחר מכן בחר את הקישור הקשור.
- בשנות לקוחות, הזן את שמו של לקוח קיים.
שדות אחרים בדף חשבונית מכירה מכילים מידע סטנדרטי על הלקוח הנבחר. אם הלקוח אינו רשום, בצע את השלבים הבאים:
- בשנות לקוחות, הזן את שם הלקוח החדש.
- בתיבת הדו-שיח לגבי רישום הלקוח החדש, בחר בלחצן כן.
- על בחר תבנית עבור לקוח חדשבדף, לבחור תבנית לבסס את כרטיס הלקוח החדש על, ולאחר מכן לבחור את האישור הכפתור.
- כרטיס לקוח חדש מציג את המידע על תבנית הלקוח שנבחרה. מלא את השדות הנותרים.
- לאחר השלמת כרטיס הלקוח, בחר בלחצן אישורכדי לחזור לדף חשבונית מכירה .
מספר שדות בחשבונית המכירה מלאים כעת במידע שציינת בכרטיס הלקוח החדש.
- מלא את השדות הנותרים בדף חשבונית מכירהלפי הצורך. רחף מעל שדה כדי לקרוא תיאור קצר.
אם אתה מאפשר ללקוח לשלם באופן מיידי, למשל במזומן או באמצעות PayPal, מלא את השדה קוד שיטת תשלום . לאחר מכן, התשלום נרשם ברגע שאתה מפרסם את חשבונית המכירה. אם תבחר במזומן, התשלום יירשם בחשבון איזון שצוין.
כעת אתם מוכנים למלא את שורות חשבונית המכירה עבור מוצרים שאתם מוכרים ללקוח או עבור כל עסקה עם הלקוח שתרצו לרשום בחשבון ראשי.
אם הגדרת קווי מכירה חוזרים עבור הלקוח, כגון הזמנת מילוי חודשית, אז תוכל להוסיף שורות אלו בהזמנה על ידי בחירה בפעולה קבל קווי מכירה חוזרים .
- בכרטיסיית המהיר קווים, בשדה סוג , בחר איזה סוג מוצר, חיוב או עסקה תפרסם עבור הלקוח עם שורת המכירה.
- בשנות מסהשדה, לבחור רשומה לפרסם לפי ערך סוג השדה.
אתה משאיר את שדה המספר ריק במקרים הבאים:
- אם הקו הוא להערה. כתוב את ההערה בשדה תיאור.
- אם השורה מיועדת לפריט קטלוגי. בחר בפעולה בחר פריטי קטלוג.
- בשנתי ה הכמות, זן כמה יחידות של המוצר, תשלום, או עסקת שהקו יתעדו עבור הלקוח.
אם הפריט הוא מסוג שירות , או שהשדה סוג מכיל משאב , אזי הכמות היא יחידת זמן, כגון שעות, כפי שמצוין בשדה קוד יחידת מידה בשורה.
הערך בשדה כמות שורה מחושב
המחיר וסכומי השורה הם עם או בלי מס מכירה, בהתאם למה שבחרת בשדה מחירים כולל מס בכרטיס הלקוח.
- אם ברצונך לתת הנחה, הזן אחוז בשדה % הנחה בשורה. הערך בשדה כמות שורה מתעדכן בהתאם.
אם מוגדרים מחירי פריטים מיוחדים בכרטיסייה המהירה מחירי מכירה והנחות שורת מכירות בכרטיס הלקוח או הפריט, המחיר והסכום בשורת המכירה מתעדכנים באופן אוטומטי אם עומדים בקריטריוני המחיר.
- חזור על שלבים 9 עד 12 עבור כל מוצר או חיוב שברצונך לחייב את הלקוח עבורו.
שדות הסכומים מתחת לשורות מתעדכנים אוטומטית כאשר אתה יוצר או משנה שורות כדי להציג את הסכומים שירשמו לפנקסי החשבונות.
במקרים נדירים מאוד, הסכומים שנרשמו עשויים לסטות ממה שמוצג בשדות הסכומים. זה נובע בדרך כלל מחישובי עיגול ביחס למע"מ או מס מכירה.
לבדיקת הסכומים שירשמו בפועל, ניתן להיעזר בעמוד סטטיסטיקה המתחשב בחישובי העיגול. כמו כן, אם תבחר בפעולה שחרור , שדות הסכומים יעודכנו כך שיכללו חישובי עיגול.
- ב סכום הנחת חשבונית, זן סכום יש לנכות את הערך המוצג סה"כ כולל. שדה מס .
אם הגדרת הנחות חשבונית עבור הלקוח, אזי ערך האחוז שצוין יוכנס אוטומטית בשדה % הנחה חשבונית אם מתקיימים הקריטריונים, והסכום הרלוונטי מוכנס ב- Inv. סכום הנחה לא כולל שדה מס .
- לאחר השלמת שורות חשבונית המכירה, בחר בפעולה פרסםושליחה.
לפרסם ולשלוח אישור מופיעה תיבת הדו-שיח השיטה המועדפת של הלקוח לקבל מסמכים. אתה יכול לשנות את שיטת השליחה על ידי בחירה בלחצן חיפוש עבור השדה שלח מסמך אל .
רישומי הפריט ופנקס הלקוחות הקשורים נוצרים כעת במערכת שלך, וחשבונית המכירה מופקת כמסמך PDF. חשבונית המכירה מוסרת מרשימת חשבוניות המכירה ומוחלפת במסמך חדש ברשימת חשבוניות המכירה שנרשמו.
חישוב הנחות חשבונית במכירות
כאשר כל הפריטים הוזנו כשורות, ניתן לחשב את הנחת החשבונית עבור כל מסמך המכירה על ידי בחירה בפעולה חישוב הנחה בחשבונית .
ההנחה מחושבת על סמך כל השורות במסמך המכירה עבור פריטים שבהם הדיסק אפשר חשבונית. השדה בשורת הזמנת המכירה מכיל כן . זוהי הגדרת ברירת המחדל עבור פריטים. שורות עם חיובי פריט, למשל, אינן נכללות בחישוב ההנחה בחשבונית. אם ברצונך להחיל הנחה על קווים כאלה, עליך להגדיר את השדה % הנחה בשורות על השורות הרלוונטיות.
אם ה- Calc. Inv. שדה הנחה נבחר בדף הגדרת מכירות וחובות , ולאחר מכן הנחה בחשבונית מחושבת אוטומטית כאשר תבצע אחת מהפעולות הבאות במסמך מכירה:
- הצג נתונים סטטיסטיים
- צפו בדוח בדיקה
- הדפס
- הודעה
תנאי הנחה בחשבונית ללקוח מוגדרים בלקוח . עמוד הנחות חשבוניות ללקוח. קוד המטבע במסמך המכירה משמש למציאת תנאי ההנחה בחשבונית במטבע המתאים.
אם לא הוגדרו הנחות בחשבונית עבור מטבעות חוץ, אזי תנאי ההנחה בחשבונית המוגדרים בלקוח. דף הנחות חשבוניות עם סכומים במטבע המקומי שלך ושער החליפין בתאריך הרישום במסמך המכירה משמשים לחישוב ההנחה בחשבונית במטבע החוץ.
רישום חשבוניות
לאחר רישום החשבונית, תוכל למצוא אותה ברשימת החשבוניות שנרשמו. גם רשימת חשבוניות מכירה שנרשמו וגם רשימת חשבוניות רכישה רשומות מציגות את החשבוניות שנרשמו עם מספרי החשבוניות הסופיים. מהרשימה, ניתן לחפש כל חשבונית שנרשמה, ותוכל לתקן או לבטל חשבונית שנרשמה.
עבור כל חשבונית שנרשמה, תוכל לחפש נתונים סטטיסטיים, מידות ורישומי ספר חשבונות שהם תוצאה של החשבונית שנרשמה. ניתן גם להדפיס או לשלוח את החשבונית שנרשמה.
אתה יכול בקלות לתקן או לבטל חשבונית מכירה שפורסמה לפני ששולמה. לדוגמה, זה שימושי אם ברצונך לתקן טעות הקלדה או אם הלקוח מבקש שינוי מוקדם בתהליך ההזמנה . אם חשבונית המכירה שנרשמה שולמה, עליך ליצור הודעת זיכוי מכירה כדי לבטל את המכירה.
רישום תשלומים
בהתאם לצרכי העסק שלך, אתה יכול לקבל תשלום ולרשום את התשלום בדרכים שונות: ידנית, אוטומטית ובאמצעות שירותי תשלום.
ניתן לעבד את התשלומים ישירות מכרטיס הלקוח. השתמש בפעולה רישום תשלומי לקוח כדי לקבל סקירה כללית של חשבוניות שלא שולמו עבור אותו לקוח. לאחר מכן, סמן את החשבונית כשולם באופן חלקי או מלא. התאמה תשלומים זו מעבדת את תשלומי הלקוחות שלך על ידי התאמת סכומים שהתקבלו בחשבון הבנק שלך עם חשבוניות המכירה הקשורות שלא שולמו, ולאחר מכן רושמת את התשלומים.
בסביבות עסקיות בהן הלקוח משלם זמן מה לאחר המסירה, בהתאם לתקופת התשלום, חשבונית מכירה שנרשמה נשארת פתוחה (לא שולמה) עד שמחלקת החשבונות מוודאת כי התשלום התקבל ותחיל את התשלום על חשבונית המכירה שנרשמה. ניתן לעשות זאת באופן ידני או אוטומטי.
בסביבות עסקיות שבהן הלקוח משלם באופן מיידי, למשל ב-PayPal או במזומן, התשלום נרשם מיד בעת פרסום חשבונית המכירה, כלומר, חשבונית המכירה שנרשמה נסגרת כפי שהוחלה במלואה. אתה בוחר את השיטה הרלוונטית בשדה קוד שיטת תשלום בהזמנת המכירה. ראה תחת שלב 8. עבור תשלומים אלקטרוניים, כגון PayPal, עליך למלא גם את השדה שירות תשלום .
אתה יכול אפילו ליצור חשבוניות בתשלום ישיר ללקוחות שאינם רשומים על ידי הגדרת תחילה כרטיס "לקוח מזומן", עליו אתה מצביע בחשבונית המכירה.
מספרי מסמכים חיצוניים
על מסמכי מכירה ויומנים ניתן לציין מספר מסמך המתייחס למערכת המספור של הלקוח. השתמש בשדה זה כדי לרשום את המספר שהלקוח הקצה להזמנה, לחשבונית או לתעודת הזיכוי. לאחר מכן תוכל להשתמש במספר מאוחר יותר אם, מסיבה כלשהי, עליך לחפש את הערך שפורסם באמצעות מספר זה.
השלוחה. דוק. מס' שדה חובה בדף הגדרת מכירות וחובות מציין אם חובה להזין מספר מסמך חיצוני בשדה מס' מסמך חיצוני בכותרת מכירה ובשדה מס' מסמך חיצוני בשורת יומן כללי.
אם תבחר בשדה זה, לא ניתן יהיה לרשום חשבונית או שורת יומן כללי ללא מספר מסמך חיצוני.
מספר המסמך החיצוני כלול במסמכים שפורסמו בהם ניתן לחפש לפי המספר הרלוונטי. אתה יכול גם לחפש באמצעות מספר המסמך החיצוני בעת ניווט בפנקסי לקוחות.
דרך אחרת לטפל במספרי מסמכים חיצוניים היא להשתמש בשדה ההפניה שלך . אם אתה משתמש בשדה ההפניה שלך , המספר ייכלל במסמכים שפורסמו, ותוכל לחפש לפיו באותו אופן כמו ערכים משדות מס' מסמך חיצוני . אבל השדה אינו זמין בשורות יומן.