רשום רכש עם חשבוניות רכישה

אתה יוצר חשבונית רכש או הזמנת רכש כדי לרשום את עלות הרכישות ולעקוב אחר חשבונות לתשלום. אם אתה צריך לשלוט במלאי, חשבוניות רכש והזמנות רכש משמשות גם לעדכון דינמי של רמות המלאי, כך שתוכל למזער את עלויות המלאי שלך ולספק שירות לקוחות טוב יותר. עלויות הרכישה, לרבות הוצאות שירות, וערכי המלאי הנובעים מפרסום חשבוניות רכישה או הזמנות תורמות לנתוני רווח ולמדדי KPI פיננסיים אחרים במרכז התפקידים שלך.

יצירת חשבוניות רכישה

בנוסף לקניית פריטים פיזיים (  סוג פריט מלאי ), המשפיעים על הערכת מלאי, ניתן לרכוש שירותים המיוצגים על ידי יחידות זמן. אתה יכול לעשות זאת עם   סוג פריט שירות או עם   סוג שורת משאב .

כאשר אתה מקבל את פריטי המלאי או עם השלמת השירות הנרכש, אתה מפרסם את חשבונית הרכישה או ההזמנה לעדכון המלאי והרשומות הפיננסיות ולהפעלת תשלום לספק לפי תנאי התשלום.

ליצירת חשבונית רכישה

להלן מתאר כיצד ליצור חשבונית רכישה. השלבים דומים עבור הזמנת רכש. ההבדל העיקרי הוא שלהזמנות רכש יש שדות ופעולות נוספות לטיפול פיזי בפריטים.

1. בחר את   הסמל, הזן  חשבוניות רכישה ולאחר מכן בחר את הקישור הקשור.
2. בשנות ה  Vendor  השדה, הזן את השם של ספק קיים.שדות אחרים   בדף חשבונית רכישה מלאים כעת במידע הסטנדרטי של הספק הנבחר. אם הספק אינו רשום, בצע את השלבים הבאים:
   1. בשנות ה  Vendor  , הזן את השם של הספק החדש.
   2. בתיבת הדו-שיח לגבי רישום הספק החדש, בחר   בלחצן כן .
   3. לאחר השלמת כרטיס הספק, בחר   בלחצן אישור כדי לחזור   לדף חשבונית רכישה .
3. מלא את השדות הנותרים   בדף חשבונית רכישה לפי הצורך. רחף מעל שדה כדי לקרוא תיאור קצר.כעת אתה מוכן למלא את שורות חשבונית הרכישה בפריטים או משאבים שרכשת מהספק.

   אם הגדרת שורות רכישה חוזרות עבור הספק, כגון הזמנת מילוי חודשית, תוכל להוסיף שורות אלו בחשבונית על ידי בחירה   בפעולה קבל שורות רכישה חוזרות .

4. בכרטיסייה   המהירה קווים ,   בשדה מספר פריט , הזן את המספר של פריט מלאי או שירות.
5. בשנות ה  כמות  , הזן את מספר הפריטים שיירכשו.הסכום של קו  השדה מתעדכן כדי להראות את הערך של  העלות היחידה הישיר  השדה מוכפל ערך  כמות  השדה.המחיר וסכום השורה מוצגים עם או בלי מס מכירה בהתאם למה שבחרת בשדה  מחירים כולל מס  בכרטיס הספק.שדות הסכומים מתחת לשורות מתעדכנים אוטומטית כאשר אתה יוצר או משנה שורות כדי להציג את הסכומים שיורשמו לפנקסי החשבונות.
6. ב  סכום הנחת חשבונית  , זן סכום יש לנכות את הערך המוצג  סה"כ כולל.  שדה מס בתחתית החשבונית.

   אם הגדרת הנחות חשבונית עבור הספק, אזי ערך האחוז שצוין יוכנס אוטומטית   בשדה % הנחה של חשבונית ספק אם מתקיימים הקריטריונים, והסכום הקשור מוכנס   בשדה סכום הנחה בחשבונית .

7. כאשר אתה מקבל את הפריטים או השירותים שנרכשו, בחר  פרסם .

הרכישה משתקפת כעת במלאי, בפנקסי משאבים וברשומות פיננסיות, והתשלום של הספק מופעל. חשבונית הרכישה מוסרת מרשימת חשבוניות הרכישה ומוחלפת במסמך חדש ברשימת חשבוניות הרכש שנרשמו.

מתי להשתמש בהזמנות רכש

עליך להשתמש בהזמנות רכש אם תהליך הרכישה שלך מחייב לרשום קבלות חלקיות של כמות הזמנה, למשל, מכיוון שהכמות המלאה לא הייתה זמינה אצל הספק. אם אתה מוכר פריטים על ידי משלוח ישירות מהספק שלך ללקוח שלך, כמשלוח זרוק, עליך להשתמש גם בהזמנות רכש. בכל ההיבטים האחרים, הזמנות רכש פועלות באותו אופן כמו חשבוניות רכש. ההליך הבא מבוסס על חשבונית רכישה. השלבים דומים עבור הזמנת רכש.

מכירת פריטים שאינם במלאי

הפריטים בחשבונית רכישה יכולים להיות מסוג  מלאי ,  שירות ,  משאב  ולא  מלאי  כדי לציין אם הפריט הוא יחידת מלאי פיזית, יחידת זמן עבודה או יחידה פיזית שאינה נשמרת במלאי. תהליך חשבונית הרכישה זהה עבור כל שלושת סוגי הפריטים.

רישום חשבוניות

לאחר רישום החשבונית, תוכל למצוא אותה ברשימת החשבוניות שנרשמו. גם   רשימת  חשבוניות מכירה  שנרשמו וגם רשימת חשבוניות רכישה רשומות מציגות את החשבוניות שנרשמו עם מספרי החשבוניות הסופיים. מהרשימה, ניתן לחפש כל חשבונית שנרשמה, ותוכל לתקן או לבטל חשבונית שנרשמה.

עבור כל חשבונית שנרשמה, תוכל לחפש נתונים סטטיסטיים, מידות ורישומי ספר חשבונות שהם תוצאה של החשבונית שנרשמה. ניתן גם להדפיס או לשלוח את החשבונית שנרשמה.

אתה יכול בקלות לתקן או לבטל חשבונית רכישה שפורסמה לפני שאתה משלם לספק. זה שימושי אם ברצונך לתקן טעות הקלדה או אם ברצונך לשנות את הרכישה בשלב מוקדם של תהליך ההזמנה.  אם כבר שילמת עבור פריטים או שירותים בחשבונית הרכישה שפורסמה, עליך ליצור הודעת זיכוי רכישה כדי לבטל את הרכישה.

מספר מסמך חיצוני

במסמכי רכש ויומנים, ניתן לציין מספר מסמך המתייחס למערכת המספור של הספק. השתמש בשדה זה כדי לרשום את המספר שהספק הקצה להזמנה, לחשבונית או לתעודת הזיכוי. לאחר מכן תוכל להשתמש במספר מאוחר יותר אם, מסיבה כלשהי, עליך לחפש את הערך שפורסם באמצעות מספר זה.

השלוחה. דוק. לא.  שדה  חובה  בדף הגדרת רכישות וחיובים מציין אם חובה להזין מספר מסמך חיצוני במצבים הבאים:

• בשנות  מס חשבונית ספק  השדה,  צו מס 'Vendor  השדה, או  Cr Vendor.  שדה מס' תזכיר בכותרת רכישה
• ב  מסמך המס החיצוני  השדה על קו עת כללי, שבה  סוג מסמך  השדה מוגדר  חשבונית ,  הודעת זיכוי , או  תזכיר חיוב האוצר , ואת  סוג חשבון  השדה מוגדר  Vendor .

אם תבחר בשדה זה, לא ניתן יהיה לרשום חשבונית, חשבונית זיכוי או סוג שורת היומן הכללי שתואר לעיל ללא מספר מסמך חיצוני.

מספר המסמך החיצוני כלול במסמכים שפורסמו בהם ניתן לחפש לפי המספר הרלוונטי. אתה יכול גם לחפש באמצעות מספר המסמך החיצוני בעת ניווט ברשומות של ספקים.

דרך אחרת לטפל במספרי מסמכים חיצוניים היא להשתמש   בשדה ההפניה שלך . אם אתה משתמש   בשדה ההפניה שלך , המספר ייכלל במסמכים שפורסמו, ותוכל לחפש לפיו באותו אופן כמו ערכים   משדות מס' מסמך חיצוני . אבל השדה אינו זמין בשורות יומן.