תנועות לקוח

מסמך זה כולל אפיון של התהליכים הפיננסיים במסגרת מודול ניהול הלקוחות במערכת .
התהליכים כוללים ניהול לקוחות בספר עזר לקוחות, תהליכי הפקת חשבוניות, חשבוניות זיכוי ותקבולים.

הקמת לקוח

תפריט ראשי – לקוחות
מספר – לוחצים על > אישור – נקבל קוד מהנומרטור או נרשום קוד באופן ידני.
שם – לרשום שם חשבון.
יתרה במטבע ראשי – כאשר נלחץ על הסכום, יפתח מסך כרטסת לקוח תנועות פתוחות.
תחת חוצץ חשבוניות:
לקוח לחיוב – חשבון לקוח שהחשבוניות תצאנה על שמו ויהווה חשבון מרכז (משמש לניהול סניפים וחשבון מרכזי)
מספר עוסק מורשה – עוסק מורשה/ת.ז.
ת.ז./ח.פ./ח.צ .– עוסק מורשה/ת.ז.
העתק כתובת חברה למכירה והצעת מחיר – חברה/אדם.
קבוצת רישום כללית עסקית – בוחרים מתוך הרשימה. קביעת חוקים עסקיים. למנוע רישום חשבונאי שגוי .
למשל: רישום פקודת יומן מול לקוח חייב מע"מ מול הכנסה פטורה מע"מ. ברישום מסמך, ההגדרות יילקחו מהלקוח ומחשבון ספר ראשי/פריט שמוגדר בהם 'קבוצת רישום ייצור כללי', כלומר ברישום מסמך תיבדק קומבינציה של שני השדות אלו.
קבוצת מע"מ לקוח/ספק – קבוצת מע"מ עבור לקוח/ספק.
קבוצת רישום לקוח – קבוצה של חשבון מרכז לקוחות בספר הראשי.

הגדרת מימדים לחשבון לקוח

מתוך כרטיס חשבון לקוח לעבור ללשונית לקוח > ללחוץ על 'ממדים'.

במסך שיפתח לבחור מימדים וערכי מימדים – ראה/י סעיף 3.1 הסבר שיוך מימד לחשבון.

התאמה ידנית של לקוח/ספק

התאמת התנועות נעשה על ידי בחירת השורה מתוך רשומת ספר לקוחות/ספר ספקים.
ניתן להגיע לזה דרך כרטיס לקוח/ספק ולחיצה על היתרה (מקבלים רשומות ספר עזר מסוננות לספק/לקוח). ניתן לרשום בחיפוש (זכוכית מגדלת) – רשומות ספר לקוחות.
במקרה זה נבצע סינון ללקוח/ספק שאת תנועותיו נרצה לייחס.

נאתר את התנועה אותה נרצה להתאים – בחירה ב- תהליך < תנועות לייחוס
במסך שיפתח, ניתן לסמן תנועות רצויות להתאמה ע"י לחיצה על 'הגדרת מזהה ייחוס' (שם המשתמש יופיע לצד השורה המשויכת בהתאמה), לאחר מכן נעדכן את התנועות ע"י לחיצה על כפתור 'רישום ייחוס'

ביטול התאמת לקוח/ספק

ביטול התאמה פונה אל התנועות אשר כבר הותאמו. נעבור אל רשומות ספר לקוחות/ספקים, נסנן את הרשומות לפי פתיחה "NO" ושם הלקוח/ספק הרלוונטי.
המסך יראה את התנועות שהותאמו.

נאתר תנועות מותאמות שרוצים לבטל את ההתאמה שלהם.
ואז – תהליך < ביטול ייחוס תנועות
במסך שמתקבל לוחצים על ביטול ייחוס (ניתן לבצע תצוגה מקדימה של ביטול הייחוס.
לאחר ביטול הייחוס התנועות חזרו למצב פתוח ויופיעו במסנן פתיחה "YES"

בדיקת ייחוס תנועות לקוח/ספק

נבדוק לאילו ייחוסים בוצעו לתנועות הנבחרות.
ברשומות ספר לקוחות/ספקים נציג תנועות סגורות (מסנן פתיחה < NO)
ואז תנועה < רשומות מיוחסות
נקבל את התנועות שהותאמו לתנועה שנבחרה

קבלות

קבלה ניתנת להפקה מול לקוח אחד בכל פעם.
בשלב ראשון יש לבצע רישום של התקבול ביומני תקבולים – סוג מסמך – תשלום
ניתן להפיק קבלה עבור מספר חשבוניות (תהליך < תנועות לייחוס).

יש לשים לב לבחור חשבון נגדי מתאים בהתאם לקוד שיטת תשלום (ניתן להגדיר ברירות מחדל בטבלת שיטות תשלום)
מזומן – קופת מזומנים
המחאה – קופת שקים
העברה בנקאית – חשבון בנק
יש למלא – תאריך רישום, מספר לקוח/ספק, קוד שיטת תשלום, סכום (במינוס), חשבון נגדי.
במידה והתקבול נעשה בשיק יש ללחוץ על שלוש נקודות בשדה מספר שיק

במידה והתקבלו מספר שקים ברצף ניתן לרשום אותם תחת – פעולות < שיקים<יצירת מספר תשלומים

קבלה מורכבת (שיק, מזומן. העברה בנקאית)
ניתן לבצע קבלה עם מספר קודי תשלום – כל סוג תשלום יהיה בשורה נפרדת

בסיום לוחצים על כפתור רישום.

כדי להדפיס את הקבלה יש לעבור לתוכנית – רשימת קבלות חדשה
מקבלים רשימה של יומני התקבולים שנוצרו ומתחתם את פירוט היומן שנרשם

בוחרים את הקבלה שרוצים להדפיס ולוחצים על פעולות < הדפסת קבלה.

החזרים ללקוחות/ספקים (ביטול קבלה)

במערכת ניתן לרשום החזרים ללקוחות/ספקים בתוכנית – יומני תקבולים.

נרשום תאריך רישום, סוג מסמך = החזר, סוג חשבון = לקוח/ספק, מס' חשבון, סכום, חשבון נגדי.
במקרה זה נחייב כרטיס לקוח (הסכום יהיה בפלוס).

הפקדות

במידה והקבלה נרשמה מול חשבון הבנק, אין צורך לבצע הפקדה. ההפקדה תתבצע רק במידה והקבלה נערכה כנגד כרטיס ספר ראשי (קופת מזומן, קופת שיקים).
ביומנים כלליים < פעולות < פונקציות < עסקאות מגושרות < בחר תנועות גישור ללקוח
בחלון שיפתח נבחר בתנועות שלגביהן בוצעה קבלה ונסמן את התנועות בשדה "השתמש להפקדה".
ניתן לראות שהשדה סה"כ הפקדה סוכם את כל התנועות שסומנו.
יש לשים לב שניתן לבחור רק סוג אחד של תשלום (או מזומן או שיקים)
לחיצה על – OK ונקבל מסך אישור
ממלאים את התאריך, חשבון הבנק במערכת והאם זה מזומן, שיקים או שיקים עתידיים ומאשרים.
מקבלים טופס הפקדה לבנק

ביטול הפקדה

במסך – Bank Deposit
מקבלים את כל ההפקדות שבוצעו בחברה
נבחר בהפקדה (עמידה על השורה תסמן אותה בירוק) שרוצים לבטל ונלחץ על
פעולות < ביטול הפקדה
נענה בחיוב על השאלות לגבי ביטול ההפקה ורישום תנועת יומן וההפקדה תתבטל (השיקים/מזומן יחזרו לקופה ממנה יצאו).