לפני שתוכלו לנהל תהליכי רכישה, נדרש להגדיר את הכללים והערכים המגדירים את מדיניות הרכישה של החברה.

נדרש להגדיר את ההגדרה הכללית בדף הגדרות רכש ותשלומים, כגון אילו מסמכי רכישה נדרשים וכיצד הערכים שלהם נרשמים. הגדרות כלליות אלו מבוצעת בדרך כלל פעם אחת במהלך היישום הראשוני.

סדרה נפרדת של משימות הקשורות לרישום ספקים חדשים היא לרשום כל הסכמי מחיר או הנחה מיוחדים שיש עם כל ספק.

הגדרות רכישה הקשורות לפיננסים, כגון אמצעי תשלום ומטבעות, מכוסות בסעיף הגדרת פיננסיות.