הזמנות רכש
עליך להשתמש בהזמנות רכש אם תהליך הרכש שלך דורש לעיתים קליטות חלקיות של כמות ההזמנה, לדוגמה, מכיוון שהכמות המלאה לא הייתה זמינה אצל הספק. אם אתה מוכר פריטים על-ידי מסירה ישירות מהספק שלך ללקוח שלך, כמשלוח Drop Shipments, עליך גם להשתמש בהזמנות רכש.
הפריטים בהזמנת הרכש יכולים להיות מסוג מלאי, שירות, משאבים וגם פריטים שאינם מנוהלי מלא [כדי לציין אם הפריט הוא יחידת מלאי פיזית, יחידת זמן עבודה או יחידה פיזית שאינה נשמרת במלאי].
יצירת הזמנת רכש
- יש ללחוץ על
, להקליד 'הזמנות רכש', ולהיכנס ללינק הרלוונטי. - ברשימת הזמנות הרכש יש ללחוץ על הפעולה '+חדש' על מנת ליצור הזמנת רכש חדשה.
- לאחר קבלת מיספור אוטומטי בשדה 'מס.', יש לקשר עבור הזמנת הרכש – ספק בשדה 'מס' ספק'. לאחר בחירת הספק יגיעו מהגדרות הספק הנתונים הללו:
* כתובת הספק
* קוד קניין רכש המטפל בספק
* קוד מטבע
* קבוצת רישום ספק
* קבוצת רישום כללית עסקית
* קבוצת רישום מע"מ עסקי
* קוד תנאי תשלום
* קוד שיטת תשלום
* קוד שיטת משלוח
* מרכז אחריות
* מימדים
* מס' משלוח הספק – יש להקליד אותו (לא חובה) - לאחר שהכנסנו את הנתונים בכותרת הזמנת הרכש, יש להכניס שורות עבור פריטים/חשבונות ספר ראשי/משאבים/רכוש קבוע
- בשורות יש בנוסף למס' הפריט/חשבון ספר ראשי/משאב/רכוש קבוע להקליד את המידע הבא:
* קוד מיקום
* קוד תא מחסן במידה ויש
* כמות
* קוד יחידת מידה
* עלות ליחידה
* הנחת שורה במידה ויש
* מימדים (במידה ושונים מהמימדים בכותרת)
* כמות לקבל
* כמות לחיוב - מידע שמגיע אוטומטי
* קבוצת רישום כללית ייצור (מהחשבון)
* קבוצת רישום כללית עסקית (מהספק)
* קבוצת רישום מע"מ ייצור (מהחשבון)
* קבוצת רישום מע"מ עסקי (מהספק)
* % מע"מ – מגיע משילוב של קבוצות רישום עסקיות וייצוריות.
* תאריך קבלה מובטח
* תאריך קבלה מתוכנן
* תאריך קבלה צפוי - ניתן לעדכן אחוז/סכום הנחה נוסף ברמת החשבונית.
קליטה בהזמנת הרכש
את הקליטה (מלאה או חלקית) ניתן לבצע בכמה אופנים:
1. קליטה דרך ההזמנה – דרך הפעולה – רישום ⇐ רישום ולחיצה על קליטה.
2. קליטה דרך מסמך מחסן לקליטה Warehouse Receipt על ידי יצירת מסמך מחסן לקליטה בפעולה – פעולות ⇐ מחסן ⇐ יצירת קליטת מחסן. מסמך זה הינו חובה ברגע שהקליטה מתבצעת למחסן אשר מוגדר 'דורש קליטה'. רישום מסמך קליטת המחסן מבצע את הקליטה למלאי. נשתמש בפעולה זו כאשר מחסנאי מבצע את הקליטה ולא איש הרכש.
רישום הזמנת הרכש
את רישום החשבונית נבצע דרך הפעולה – רישום ⇐ רישום ולחיצה על חיוב.
* ניתן לבצע את 2 הפעולות (קליטה וחיוב יחד) דרך הפעולה – רישום ⇐ רישום ולחיצה על קליטה וחיוב.
מסמכים שנוצרים לאחר רישום:
1. קליטה – מסמך קליטה רשום (במידה ויש פריט מלאי)
2. חשבונית רכש רשומה
פעולות נוספות
- ניתן לשייך להזמנת הרכש סבב אישורים.
- ניתן להוסיף צרופות/הערות להזמנת הרכש (יעברו לקליטה הרשומה ולחשבונית הרכש הרשומה)
- ניתן להעתיק מידע עבור ההזמנה ממסמכי רכש אחרים – על ידי לחיצה על הפעולה – פעולות ⇐ פונקציות ⇐ העתקת מסמך
- הוספת שורות רכש חוזרות Recurring Purchase Lines על ידי שימוש בפעולה – פעולות ⇐ פונקציות ⇐ קבל שורות רכש חוזרות