תנועות ספקים

הקמת ספק

בהקמת ספק חדש יש למלא את הנתונים הבאים:
כללי:
מספר – רושמים קוד ידני או לוחצים על ובוחרים No. Series המתאים.
שם – לרשום שם חשבון.
כתובת + איש קשר:
במידה ורושמים בקוד מדינה/אזור-IL (ישראל), המערכת תוודא שיש לספק ע.מ, ח.פ (ללא זה הספק ישאר חסום)
כתובת, מיקוד, עיר, קוד מדינה/אזור, מספר טלפון, דואר אלקטרוני, איש קשר – שדות אינן חובה, לבחירה.
חשבוניות:
מספר עוסק מורשה ות.ז./ח.פ./ח.צ. – עוסק מורשה/ת.ז.
קבוצת רישום כללית עסקית – בוחרים מתוך הרשימה .קביעת חוקים עסקיים. למנוע רישום חשבונאי שגוי .
למשל: רישום פקודת יומן מול ספק חייב מע"מ מול הוצאה פטורה מע"מ. ברישום מסמך הגדרות ירשמו מהספק ומחשבון ספר ראשי/פריט שמוגדר בהם 'קבוצת רישום ייצור כללי', כלומר ברישום מסמך תיבדק קומבינציה של שני השדות אלו.
קבוצת מע"מ לקוח/ספק – קבוצת מע"מ עבור לקוח/ספק.
קבוצת ספק לספר ראשי – קבוצה של חשבון מרכז ספקים בספר הראשי.
:ניכוי מס במקור
חישוב ניכוי מס במקור – במידה והספק כפוף לנמ"ב יש להפוך שדה זה לפעיל.
המערכת תתריעה במידה ולספק אין אישור ניכוי מס במקור בתוקף. במידה ואין אישור יתבצע ניכוי של 30%.
קבוצת ניכוי מס – ניתן לפתוח מס' קבוצות עבור ניכוי מס במקור. במידה ותאריך יפוג תוקפו, אז המערכת תיקח את האחוז שיוגדר בקבוצת ניכוי מס.
עדכון אישור ניכוי מס במקור:
בכרטיס הספק – נווט < ספק < ניכוי מס במקור
ממלאים את האישור שיש לספק – תוקף ואחוז הניכוי

תשלומים:
קוד תנאי תשלום, קוד שיטת תשלום – במידה ונבחר קוד שיטת תשלום מס"ב או העברה בנקאית יש למלא גם קוד חשבון בנק מועדף (לביצוע תשלומים במס"ב או העברות בנקאיות). ניתן לעדכן לכל ספק מספר חשבונות בנק שאליהם נוכל לבצע תשלום (כל קוד ישקף חשבון בנק אחר של הספק).
אחרי עדכון פרטים בספק חוזרים לחלק הכללי העליון ומורידים חסימה בשדה 'חסום', בוחרים ערך ריק.
הגדרת מימדים לחשבון ספק
מתוך כרטיס חשבון ספק לוחצים על ספק < מימדים
במסך שיפתח לבחור מימדים וערכי מימדים – ראה/י סעיף 3.1 הסבר שיוך מימד לחשבון.

חשבונית רכש

חשבונית רכש ניתן להפיק מתוך רשימת ספקים (או מתוך כרטיס ספק) – ברשימת הספקים נעמוד על ספק שרוצים להפיק עבורו חשבונית רכש > בסרגל כלים למעלה נלחץ על כפתור מסמך חדש < חשבונית רכש.
כאשר המסך חשבונית רכש יפתח > נלחץ על Enter.
ניתן גם לפתוח חשבונית רכש מתוך מסך – חשבוניות רכש < חדש, וכשתיפתח חשבונית חדשה להזין את הספק נשוא החשבונית.

מסמך חשבונית רכש מחולקת למספר חלקים – כותרת, שורות, פרטי החשבונית, משלוח ותשלום וייצוא.
קוד מסמך נקבל מהמערכת באופן אוטומטי.
בכותרת נרשום תאריך רישום, תאריך פירעון, מספר חשבונית ספק.
הערה לרישום – ההערה שתופיעה בספר הראשי ובכרטיס הספק בשורת התנועה
בשורות החשבונית נרשום:
סוג – סוג חשבון ספר ראשי, פריט או רכוש קבוע.
מספר – קוד ספר ראשי, פריט או קוד רכוש קבוע.
עלות ישירה לפריט לא כולל מע"מ
בסיכום שורות נראה סכום המע"מ וסכום כולל מע"מ.
בפרטי החשבונית נעדכן את מטבע החשבונית, קבוצת רישום מע"מ עסקי וקוד תנאי תשלום. ניתן לעדכן מימדים גלובאליים.
בסיום ללחוץ על כפתור 'רשום.'

מנגנון לרישום הוצאות מראש מתוך חשבונית ספק

פריסת הוצאות מראש, נבצע פריסה בשלב רישום חשבונית ספק:
בשורות החשבונית נלחץ על שדה קוד דחייה

תיפתח רשימה של תבניות הוצאות דחויות שהוכנו מבעוד מועד, ניתן ללחוץ על חדש ולייצר תבנית חדשה.
בתבנית הדחייה ניתן לשנות את מספר התקופות, אחוז הדחייה, שיטת חישוב ותיאור
נחזור למסך חשבונית ספק, ונבצע 'רשום.'

חשבונית זיכוי רכש

נפיק חשבונית זיכוי מתוך רשימת ספקים – כאמור בסעיף 2.6 לעיל . המסמך שנבחר יהיה חשבונית זיכוי.
כאשר ייפתח מסך חשבונית זיכוי רכש יפתח < נלחץ על Enter.
העתקת מסמך
העתקת מסמך קיים למסמך חדש.
במסמך החדש נלחץ על פעולות < פונקציות < העתקת מסמך

במסך שיפתח נבחר את סוג מסמך שאותו רוצים להעתיק ולאחריו את מספר המסמך שרוצים להעתיק

ניתן להפעיל את כלול כותרת וגם את שורות מחושבות מחדש. בסיום נלחץ על 'רישום.'
יומן תשלומים
גיליון עבודה לביצוע תשלומים של שיקים ידניים, שיקים ממוחשבים, העברות בנקאיות ומס"ב.
שדות חובה
תאריך רישום
תאריך מסמך
סוג מסמך – תשלום
מספר מסמך – מספור אוטומטי
מספר מסמך חיצוני
סוג חשבון – ספק
מספר חשבון – ספק
חשבון בנק הנמען – רק בהעברה בנקאית או מס"ב
סכום לאחר מס – יעודכן אוטומטית חלק לניכוי מס במקור
סוג חשבון נגדי – בדר"כ בנק
מספר חשבון נגדי – החשבון/ הבנק של אמצעי התשלום
קוד שיטת תשלום
יש לשים לב לסכומים והנתונים בשדות
קבוצת ניכוי מס
אחוז מס במקור
סכום ניכוי מס במקור – שהסכום תואם לסכום המס שיש לשלם
סכום בסיס לניכוי מס במקור – שזהו אכן היתרה מהסכום הכולל בניכוי סכום המס

הפעלת מנגנון הצעת תשלומי ספקים

ביומני תשלומים נבחר תהליך < הצעת תשלומי ספקים
במסך שיתקבל נחליט מהם הפרמטרים לפיהם יובאו התשלומים – שיטת התשלום, תאריך תשלום אחרון
ניתן לסנן לפי מספר הספק או כל קוד אחר.
עבור כל שיטת תשלום נייצר הצעת תשלומים נפרדת.
מס"ב – ליצוא קובץ לתוכנת סליקה חיצונית
שיקים ממוחשבים – יודפסו, ירשמו בספרים ויועברו לחתימה על השיקים.
העברות בנקאיות – פקודות יומן ידניות.

התשלומים יופקו מול חשבוניות פתוחות במערכת ועם רישום פקודת היומן החשבוניות יסומנו כסגורות.
לחיצה על OK ונקבל את הרשימה המוצעת – ניתן למחוק שורות מהרשימה.
לאחר הבאת השורות לתשלום – ניתן למחוק שורות וניתן לעדכן סכומים של תשלומים מסויימים.

תשלומים בשיקים ידניים

תשלומים שבוצעו לספקים באמצעות שיק ידני (שלא הופק מהמערכת) יירשמו ביומן תשלומים.
בסוג מסמך ירשם 'תשלום,' נבחר חשבון ספק וחשבון נגדי בנק (במידה וזה לא חשבון ברירת מחדל שהוגדר בקוד שיטת תשלום) , בשדה 'קוד שיטת תשלום 'נבחר את הקוד שמייצג שיק ידני.
בסיום נלחץ על כפתור רשום/הדפסה < רישום.

מנגנון לביטול שיקים ידניים

מנגנון ביטול שיקים ידניים תחת בנקים.
חשבונות בנק < דו"חות < רשומות המחאות בספר חשבונות

נקבל מסך עם כל ההמחאות שהופקו לחשבון הבנק.
נבחר המחאה ואז תהליך < ביטול תוקף במחאה

במסך שייפתח ניתן לרשום את תאריך הביטול ובחירה בין :
בטל ייחוס ובטל המחאה – ביטול התאמה וביטול שיק לאחר ביטול תבוצע התאמה אוטומטית עבור תנועות בנק.
בטל המחאה בלבד – ביטול שיק תנועות שלא בוצע עבורן התאמה.

תשלום מס"ב

תשלומים לספקים באמצעות מס"ב נרשם ישירות מול כרטיס בנק ויבוצע ביומן תשלומים.
ניתן לייצר דו"ח תשלומים להדפסה, לייצא קובץ למערכת סליקה חיצונית (או קובץ לטעינה בבנק)
או לבטל קובץ מס"ב (כדי לבצע תיקון ואז לייצא שוב).

העברת תשלום מס"ב – דרך Payment journal – פק' יומן תשלומים
יש לפתוח למס"ב סוג תנועה ב batch name
בשדה bal.account type – יש למלא את שם הבנק
בשדה NO.series – לפתוח מספר סידרה של פק' יומן לתשלום מסוג מס"ב
בשדה Copy VAT Setup to Jnl. Lines- יש לסמן V
בשדה Allow Payment Export- יש לסמן V

יש לוודא בחשבון הספקים
בחלק של ה Payments – יש למלא את הפרטים הרלוונטיים לצורך תשלום מס"ב
בשדה Payment Method Code – יש לבחור מס"ב

תשלום מס"ב
יש לבחור ב batch name מס"ב
יש למלא את השדות
Document Type – לבחור Payment
Document No – מספר פק' יומן תשלום – מילוי אוטומטי
למלא בשדה Account No. מספר חשבון משלם
למלא בשדה Recipient Bank Account – מספר חשבון הבנק של הספק/עובד
על מנת לייצא קובץ מס"ב
Action> electronic payments > export masav
על מנת להפיק דוח מס"ב
Action> electronic payments > report masav

קליטת רשימונים

יש לדאוג להקים
קבוצת הפקת מע"מ ייצור – רשימון
חשבון מע"מ יבוא (בספר הראשי)
בהגדרות רישום מע"מ לוודא הגדרה של רשימון עם קבוצת רישום מע"מ עסקי כללי

נפתח חשבונית רכש חדשה (כאמור בסעיף 2.6 לעיל).

יש למלא
בחירת ספק
מספר חשבונית ספק
בשורות :
יש להכניס את כל ההוצאות בהתאם
ונוסיף שורה שבו נמלא את פרטי הרשומון פירוט שדות:
סוג = יש לבחור חשבון ספר ראשי
מספר = יש לבחור חשבון מע"מ יבוא
קבוצת הפקת מע"מ ייצור = רשימון
תיאור
רשומון – מספר רשומון
רשימון – ערך = סכום ערך הסחורה ברשימון
רשימון – תאריך = תאריך ברשומון

פקודות יומן – רכש

מתוך יומן רכש לעיתים ניצור פקודות ידניות של הוצאות שונות (לרוב יש בהן שורה אחת ) כגון קופה קטנה (בתוכנית זו לא ניתן להשתמש בפריטים אלא רק בחשבונות ספר ראשי).
ניכנס למסך יומני רכש
בשורה חדשה יש למלא את השדות הבאים:
תאריך רישום: תאריך לרישום פקודת יומן
תאריך מסמך: תאריך שרשום על המסמך
סוג חשבון: יש לבחור בהתאם לפעולה הרצויה
מספר חשבון: מספר חשבון בהתאם לסוג חשבון שבחרנו מעלה
להוצאות יש לבחור בסוג חשבון – ספר ראשי ובמספר חשבון – את חשבון ההוצאה
מספר מסמך חיצוני : מספר חשבונית הספק
סכום למסמך : את הסכום כולל מע"מ (הסכום בפלוס) שבו נזכה את הספק
סוג רישום כללי חשבון נגדי : רכש
קופה קטנה:
יש ליצור ספק קופה קטנה ולהגדיר את סוג המע"מ בו כ – 'סכומים קטנים'

יש לבדוק בסימולטור של דיווח מע"מ שאכן התנועות נרשמות כתנועות קופה קטנה

חשבונית פרופורמה

קבוצת רישום מע"מ עסקי
יש להקים קבוצה חדשה בשם פרופורמה ולדאוג לסמן את ה- checkbox של פרופורמה

בהגדרות רישום מע"מ יש לפתוח את השילובים הרלוונטיים עם קבוצת רישום מע"מ עסקי – פרופורמה
לוודא רישום פרופורמה בטור של קבוצת רישום מע"מ עסקי – פרופורמה ולהגדיר כרטיס מע"מ תשומות לכרטיס מע"מ מעבר (מע"מ של חשבונית עסקה)

הגדרות ספר ראשי

יש להגדיר תבנית יומן מסוג PURCHASES
יש לפתוח כרטיס ספר ראשי לרישום מעבר חשבונית עסקה. חשבונית כיסוי מייצרת 2 שורות. אחת של ביטול חשבונית עסקה עם מע"מ תשומות מעבר פרופורמה ורישום חשבונית מס רגילה לקיזוז מע"מ. חשבון ההוצאה בכ"א משורות אלו הוא חשבון מעבר שמתאפס לאחר רישום 2 שורות אלו.

יש להקפיד כי בחשבון מעבר – סוג רישום כללי יהיה מסוג – רכישה

הגדרות ספקים –
יש לסמן בכרטיס הספק – האם הוא במסלול של חשבונית פרופורמה (לכל ספק שמוציא חשבונית עסקה יש לסמן שדה זה

יצירת חשבונית פרופורמה
יש להיכנס לחשבונית רכש רגילה ולדאוג לסמן את השדה של חשבונית פרופורמה

רישום חשבונית כיסוי (קבלת חשבונית מס מהספק לאחר שנרשמה חשבונית עסקה שלו)
יש להיכנס לתוכנית – חשבונית כיסוי.
ממלאים את פרטי הספק שחשבונית הפרופורמה נרשמה אצלו, תאריכים ומס' חשבונית המס ולוחצים על אחזור רשומות.
בוחרים את חשבונית הפרופורמה אותה רוצים לסגור בחלק התחתון של המסך ולוחצים על רישום.

הרישום יבטל את המע"מ בחשבון המעבר וירשום אותו בכרטיס מע"מ תשומות רגיל.

חשבונית עצמית

חשבונית עצמית נועדה לתשלום לנותן שירות שאין לו עוסק במע"מ ואנו נדרשים לשלם מע"מ עבורו.
הפקודה תרשום גם את מע"מ התשומות וגם את מע"מ העסקאות.
יש לוודא פתיחת קבוצת רישום מע"מ עסקי מסוג – חשבונית עצמית
יש להגדיר בהגדרות רישום מע"מ את הרישום בהתאם :

הפקת חשבונית – יש להפיק חשבונית רכש רגילה.
לוודא כי נבחר סוג מע"מ עסקי – חשבונית עצמית