ספר ראשי

כרטיס ספר ראשי G/L

לכל סעיף בספר הראשי קיים כרטיס ובו יש לעדכן נתונים )בדומה לכרטיס ספק/לקוח /פריט(. לרוב הספר הראשי יבנה בתחילת תהליך העבודה.
הכרטיס בנוי ממספר לשוניות בהם מרוכזים הנתונים הרלוונטיים .במידה ויש להקים כרטיס חדש נעבור על שדות החובה לפי סדר הלשוניות.
כרטיס ספר ראשי שדות שחייבים למלא:
בלשונית "כללי:"
מאזן/הכנסה: יש להגדיר חשבון רווח והפסד או חשבון מאזני )אם הכרטיס בספר ראשי הוגדר בלשונית הכללית ככרטיס מאזני – נתוני המע"מ צריכים להיות ריקים(.
מספר: חשוב כיוון שהספר הראשי על סעיפיו מוגדר ברמה הכלל חברתית . יש לשים לב לסדרות ולרווחים בין השורות המסכמות שהוגדרו )למשל מכירות בין 101010 ל 109999 ).
חיוב/זכות: נבחר באופציה "שילוב."
סוג חשבון: נבחר באופציה "רישום" כלומר חשבון רגיל שאינו שורה מסכמת. (במידה ורוצים לייצר כרטיס של שורה מסכמת יש לבחור כאן סה"כ או סכום סופי/התחלתי – יעשה על ידי חשב החברה בדרך כלל).
רישום ישיר: סימון השדה הזה מאפשר קליטה ישירה בספר הראשי .
בלשונית" רישום"-
בכרטיס זה נגדיר את הגדרות רישום כללי ורישום מע"מ ברירת מחדל ,חובה למלא את השדות הבאים (לבחור מתוך רשימה) .
בהתאם להגדרות המע"מ של הכרטיס שממלאים. ההגדרות כאן ישפיעו על חלוקת הנתונים לספר המע"מ בעת רישום פקודת יומן.
סוג פעולה: לסעיפי רווח והפסד לקביעת מהות הכרטיס כהכנסה או הוצאה. בהתאם לסוג פעולה מדווח המע"מ.
קבוצת רישום כללית עסקית: קביעת חוקים עסקיים. למנוע רישום חשבונאי שגוי. למשל: רישום פקודת יומן מול לקוח חייב מע"מ מול הכנסה פטורה מע"מ.
קבוצת רישום מוצר כללית: בנוסף לחוקים עסקיים, ניתוב פקודות יומן לחשבון הכנסה או הוצאה.
קבוצת רישום מע"מ עסקי : קבוצת מע"מ עבור לקוח/ספק.
קבוצת הפקת מע"מ ייצור : הגדרת הכרטיס עצמו כחייב מע"מ או פטור (כמשלים מול הגדרת הספק).
אם הכרטיס בספר ראשי הוגדר בלשונית הכללית ככרטיס רוו"ה – נתוני המע"מ צריכים להיות מלאים.

סוגי פקודות יומן

נבחין בין יומן תשלומים יומן תקבולים ופקודות יומן.
פקודות יומן: פקודות יומן בין ספר ראשי לספר ראשי וספרי עזר (למשל מיון בין חשבון לחשבון או חיוב הוצאה כנגד ספק בפקודת יומן).
יומן תשלומים: עדכון תשלומים (התאמת תנועות , קבלת הצעות לתשלומים מהמערכת ‘אפשרות להעביר תשלום למס"ב).
יומן תקבולים : משמש לרישום תקבולים מלקוחות או קבלת כספים אחרת.

פקודת יומן

ניתן לקלוט פקודת יומן בשורה אחת או במספר שורות. בקליטה בשורה אחת יש צורך לעדכן את החשבון הנגדי (לדוגמא פקודת מיון מחשבון לחשבון) ללא רישום מע"מ. הרישום בפועל יתבצע רק לאחר לחיצה על כפתור "רישום/הדפסה" ובחירה באופציה" רישום" .
שדות שיש למלא:
תאריך רישום
תאריך מסמך: בדרך כלל זהה לתאריך המאזן.
סוג מסמך: במקרה של פקודות מיון מאזניות נשאיר ריק.
מספר מסמך: מספר פנימי רץ . המערכת מספקת מספר נוסף בכל פעם שהשורות מתאזנות. במידה
ויש איזון המערכת תחולל מספר חדש לשורה ולא תאפשר לכתוב את אותו מספר תעודה (תופיע שגיאה בדוח הבדיקה).
סוג חשבון: נבחר מרשימה סוג חשבון שמתאים לכרטיס
מספר חשבון: נפתח את הרשימה על ידי לחיצה על כפתור החץ או קיצור ctrl+F4 ונבחר מבין האופציות
(למשל אם נבחר ב"סוג חשבון" את חשבון ספר ראשי , יפתח הספר הראשי ונבחר את כרטיס ההוצאה הרלוונטי).
תיאור: יועתק מכרטיס מספר החשבון שבחרנו , השדה ניתן לעריכה ואפשר להכניס טקסט חופשי.
הסכום ב פלוס (+) מחייבים את החשבון ומזכים חשבון נגדי
הסכום במינוס (-) מזכים את החשבון ומחייבים חשבון נגדי
סוג חשבון נגדי: נבחר מרשימה סוג חשבון שמתאים לכרטיס.
מספר חשבון נגדי: נבחר מרשימה על ידי לחיצה על כפתור החץ.

רישום פקודה בשתי שורות

בעת עדכון פקודה במספר שורות לא נעדכן את החשבון הנגדי באותה השורה אלא בשורה חדשה נשאיר את העמודות סוג חשבון נגדי ומס חשבון מאזן ריקות.
בתחתית מסך פקודת ביומן מוצגים סיכומים לצורך בקרת איזון פקודת היומן, יתרה מסכמת את האיזון
ברמת השורה בה נמצאים (מאזן), סה"כ מאזן מתייחס לכלל הגיליון ובכך ניתן לבדוק איזון בפקודה מורכבת הכוללת מספר רב של שורות.

יצירת גיליון עבודה אישי

באמצעות יצירת גיליון עבודה אישי (מרחב עבודה) תהיה הפרדה פיזית בין מהמשתמשים. מנהל/ת החשבונות יעבדו בגיליון ה"פרטי", וכך יטפל אך ורק בשורות שהוא או היא עדכנו. הגדרה כזו תמנע ערבוב פקודות יומן בין מנהלי חשבונות וכן תמנע רישום של כלל הפקודות הנמצאות בגיליון והשייכות לשתי מנהלות חשבונות.
שלבי הביצוע:
מסך אצוות (Batch):
יפתח מסך אצוות יומן כללי.
בשורה חדשה נכניס את שם ותיאור הגליון.
קישור לסדרה ייעודית אשר תנפק מספרי מסמכים בטווח ייעודי עבור המשתמש. כל משתמש יקושר לטווח מספרים ייעודים על מנת שלא תהיינה התנגשויות במספרי המסמך.

דוח בדיקת פקודת יומן לפני הפקה

לפני הרישום הסופי ניתן לייצר דוח ניסוי לבדיקה, בדוח זה תספק המערכת התראות שגיאה במידה ויש שגיאות בנתונים שהוקשו.
נלחץ על כפתור רישום/הדפסה ואז – הצג לפני רישום
המערכת תאפשר צפייה מקדימה בתוצאות רישום פקודת היומן , עדיין מבלי לרשום בפועל את הפקודה.
בלחיצה על מספר הרשומות ניתן לראות את הרישומים בספר הראשי ובספרי העזר.
המערכת טרם הרישום מבצעת ולידציות על איזון פקודת יומן ברמת:
תאריך רישום
סוג מסמך
סכום

שמירת פקודת יומן כתבנית

ניתן לשמור פקודות יומן לשימוש חוזר.
לפני רישום הפקודה –
פעולות – פונקציות – שמירה כיומן סטנדטי
נרשום קוד ותיאור, במידה ורוצים לשמור גם סכום, אז מאקטבים את הכפתור 'שמירת סכום.' לוחצים על OK.
כאשר רוצים לשלוף שורות לגיליון פקודת יומן, לוחצים על 'בחירת יומן סטנדרטי ובוחרים את היומן הרצוי ששמרנו מראש.

רישום פקודה פיננסית בספרים

לאחר הבדיקות והתיקונים ניתן לרשום את הנתונים ולהעביר אותם לספרים.
נלחץ על כפתור רשום או רשום והדפס (במידה ונרצה להדפיס את הדו"ח).
בחלון שיפתח נלחץ על "כן".
הנתונים יועברו לספרים הרלוונטיים וימחקו מגיליון העבודה הזמני.

בדיקת פקודות שנרשמו בספרים

כל הפקודות שעברו תהליך רישום (הפקה) יופיעו בתכנית " רישומי יומן בספר הראשי" . וניתן לאתר אותן בתקיה הזו. במקרה של פקודות יומן, ניתן גם לראות את כל התנועות במרוכז. נלך ל: ספר ראשי>היסטוריה>רישום יומן ראשי
במסך שיפתח נראה את היסטורית פקודות היומן .לפי תאריך רישום התנועה בספרים, המשתמש שייצר אותו מספר האצווה ומספרי הרשומה הכלולים בפקודה (מספר רשומה = מספר תנועה).
נוכל לבחור להציג על המסך את הפעולה עצמה, על כל סעיפה בכל אחד מהספרים על ידי לחיצה על תהליך ובחירה בספר הרלוונטי.

ביטול פקודה – סטורנו

ביצוע פעולת סטורנו יכולה להתבצע ממספר מסכים:
מרשומות של אחד מספרי העזר – ספר לקוחות/ספקים/חשבון בנק (במקרה של תנועות פתוחות)
עומדים על התנועה שרוצים להפוך – לבצע סטורנו
לוחצים על תהליך – היפוך תנועה.
מכרטסת כלל התנועות בספר הראשי – תנועות ספר ראשי.
בוחרים תנועה לוחצים על תהליך ואז היפוך תנועה.
ממסך – "רישומי יומן בספר ראשי" (כאמור בסעיף 7.2.2 לעיל)
לרוב נשתמש באופציה זו כשנרצה לבצע היפוך של פקודת יומן שלמה שכוללת מספר תנועות –
אחרי ביצוע ההיפוך נראה במסך רישומי יומן בספר הראשי את ההיפוך תחת קוד מקור – reversal.

סטורנו לתנועות שהותאמו

לעיתים נרצה לבצע פעולת סטורנו לתנועות שבוצעה בעבורן התאמת בנקים או התאמים ספקים/לקוחות, כלומר שעודכנו במערכת חשבונית ותשלום שנסגרו זו מול זה. מכאן שיש לבצע פעולת "פתיחת תנועות סגורות" לפני ביצוע הסטורנו.
ראשית כיצד נדע כי הפקודה סגורה ?
ברשומת הספר הרלוונטי יופיע V בעמודה "פתוח" במידה והפקודה פתוחה.
פתיחת ההתאמה מבוצעת באמצעות בחינת התנועות אשר מותאמות בפועל והסרת ההתאמה.
במסך הרשומות הסגורות (מותאמות) מוצאים את התנועה ואז
תהליך – ביטול ייחוס תנועות
כעת ניתן להמשיך ולבצע את פעולת הסטורנו.