בקרה תקציבית

הגדרות תשתית

יש להקים מימד פיננסי תקציב (BUDGET)
למימד BUDGET יש להקים ערכים של מימד שעליהם נדרש לנהל בקרה תקציבית (סעיפי בקרה) לדוגמא: רכש, הנהלה, ייצור וכו'
לכל פריט ברכש יש לשייך את הערך המתאים של מימד התקציב (במסך פריטים < פעולות < פריט < מימדים < מימדים יחיד
הבקרה תתבצע בשלב של הזמנת רכש /חשבונית רכש / הצעת מחיר, כאשר פריט הרכש עם ערך המימד המתאים יגיע לשורת הזמנת /חשבונית.

הגדרת תקציב

בתוכנית – תקציבי ספר ראשי
נגדיר את השם של התקציב והתיאור ואת המימדים שנרצה לתקצב

לחיצה על תהליך < ערוך תקציב
יש להקים את התקציב לפי הגדרות הבאות:
הצג כשורות – חשבון ספר ראשי
הצג כעמודות – תקופה
הצג לפי – חודש (ניתן להגדיר תקופות אחרות)

לחיצה על הערך בסכום המתוקצב נקבל את הערכים של הסעיף שעודכנו (לכל המימדים ולכל התקופות)

לחיצה על הערך בחודש נקבל את הערכים שעודכנו לחודש/תקופה רלוונטיים
חשוב : יש לוודא שבכל תנועה אותה נרצה לנתח בתקציב מול ביצוע, יירשמו המימדים אותם אנו מתקצבים
לדוגמא : להגדיר את כל הספר הראשי המתוקצב למימד ברירת מחדל או מימד כשדה חובה

הגדרות בקרה תקציבית – ניתוב

לחיצה על תהליך < budget setup (לחילופין ניתן להגיע לתוכנית – budget control setup PRDIL )

להגדרת תקציב חדש לוחצים על +

BUDGET CONTROL – התקציב השנתי שעליו תתבצע בקרה
ACTIVATE BUDGET BLOCKING :
DISABLED – בקרה תקציבית לא פעילה
בקרה תקציבית במצב אזהרה (במקרה של חריגה מהתקציב תתקבל התראה בלבד)
BLOCK – בקרה תקציבית במצב הודעה חוסמת (בקרה של חריגה תקציבית)
CALCULATION TYPE :
CUMULATIVE – בקרה תקציבית מתבצעת מול סכומים מצטברים של סעיף תקציבי
PERIOD – בקרה תקציבית מתבצעת מול סכומים חודשיים של סעיף תקציבי
CONTROL ON QUOTES – צ'ק בוקס שמגדיר האם תופעל בקרה תקציבית על הצעות מחיר

עוד מסך שימושי – לאחר שהקמנו את כל הסעיפי תקציב , נוכל למצוא מסך שמרכז את כל החתכים והערכים המתוקצבים
לחיצה על תהליך < budget details (לחילופין ניתן להגיע ישירות מתוכנית – Budget list PRDIL)

במסך הבא נקבל את התקציבים שנפתחו והערכים שתוקצבו

AMOUNT BUDGETED / סכום מתוקצב – סכום מתוקצב, המערכת שולפת את הסכום מתוקציב בהתאם לערך המימד של הפריט. יש לשים לב לשיטה שנבחרה CUMULATIVE או PERIOD. במקרה של שיטת מצטברת – המערכת תציג את הסכום המתוקצב המצטבר עד ליום ההזמנה/ חשבונית , במקרה של הסכום לפי תקופה – יוצג הסכום המתוקצב לפי תקופה.
BUDGET NON ENGAGED / מסמכים פתוחים – סכום בחשבוניות והזמנות לא משוחררות, מתמלא רק אחרי שמשחררים את המסמך ואז פותחים מחדש.
BUDGET ENGAGED / מסמכים משוחררים – סכום בהזמנות רכש/ חשבונית רכש טיוטה במצב משוחרר. (הצעות מחיר לפי הסימון בהגדרות תקציב)
BUDGET REALIZED / ביצוע בפועל – סכום שנוצל, סכום בשורות של חשבונות רכש שנרשמו בספרים.
Total available יתרה זמינה – שדה מחושב : סכום מתוקצב – מסמכים משוחררים – ביצוע בפועל (לא נכלל בתחשיב סכום במסמכים פתוחים).
לחיצה על המספר בשדות יציגו לנו את הרשימה של התנועות לפי החתכים בשורה.

בקרת תקציב בהזמנת רכש

במסך הזמנת רכש נוכל לראות שכאשר עומדים על שורה עם מימדים בצד בחלונית המידע יש לנו פירוט על התקציב.

בדוגמה שלעיל – אחרי חיוב של 2 יחידות מתוך ה 20 נרשם ביצוע של 10% והיתרה נמצאת בסטטוס engaged.